Kdy je ten správný čas pořídit si nový IS a jak na to?

19. 03. 2021 Alena Szydlowská

Rozrostla se Vám firma? Pryč jsou doby papírových šanonů či „excelovských a wordovských tabulek“, které se Vám všude hromadí, trávíte s nimi spoustu času a ve finále se v tom neorientuje už nikdo včetně Vás? Pak nastal tedy ten správný čas vybrat si kvalitní informační systém, který Vám pomůže efektivně řídit Vaši firmu.

Pořízení informačního systému je investice na x dlouhých let, a ne vždy se vyplatí zvolit nejjednodušší a nejlevnější řešení. Je jasné, že pokud jste ve fázi, kdy jste se pouze rozhodli přestěhovat si svou externí účetní lidově řečeno „do baráku“, tak nemá cenu kupovat velký a drahý software, ze kterého byste 90 % funkcionalit nikdy nevyužili. Pokud ale chcete skutečně za pomoci systému řídit firmu, poradíme Vám pár užitečných tipů, jak na to.

1) Rozmyslete si a sepište, co všechno od nového ERP systému očekáváte. (ERP, anglicky Enterprise Resource Planning, česky Plánování podnikových zdrojů.) Pokud budete mít předem vyjasněné potřeby a požadavky, bude se Vám nový software a potažmo i jeho dodavatel vybírat mnohem jednodušeji. Ušetříte tak spoustu času sobě i poptávaným firmám, které Vám budou chtít svá řešení předvést.

2) Pozorně se porozhlédněte na internetu a zároveň se poptejte ve firmách ve Vašem okolí, které jsou Vám typově podobné, jaký používají informační systém – získáte tak přehled o možnostech, které Vám trh nabízí.

3) Pokud si již vyberete mezi systémy své favority, o kterých byste se rádi dozvěděli něco víc, sjednejte si schůzky s jejich dodavatelem a nechte si systém ukázat, rozhodně nekupujte zajíce v pytli.

4) Zároveň si „proklepněte“ dodavatele:

• Odkud firma je? Nebudete si přece vybírat dodavatele z druhého konce republiky.
• Jak dlouho je dodavatel na trhu a jaké má se systémem zkušenosti?
• Kolik má konzultantů? I velké implementační týmy mají cca 7 členů, důležité je, že jde o kvalitní a zkušený tým profesionálů, kteří vědí, o čem mluví, protože problematiku znají z praxe.
• Poskytují kvalitní servis? Povedou Vám dokumentaci k implementaci? Jsou schopni kvalitně proškolit Vaše zaměstnance? Například konzultanti firmy DATAMIX ano a kromě toho Vám navíc dokáží zajistit rychlou reakci na požadavky, sladěnost týmu k efektivní akci, robustnost v zastupitelnosti či možnosti nadstandardních domluv vykrývání špiček u zákazníka.
• Jsou schopni Vám systém upravit, v případě potřeby, na míru? Např. provázat ho do expedice, logistiky, výroby, BI, reportingu nebo ho napojit na Váš docházkový či stravovací systém?

5) Nevybírejte pouze podle cen, protože nejlevnější řešení rozhodně nemusí být zároveň to nejlepší. Jak už jsme jednou zmínili – pro „pouhé“ vedení účetnictví nemusíte kupovat drahý a komplexní software za statisíce či miliony, ale pokud už chcete mít nový IS jako komplexní nástroj i s možnostmi vyhodnocování, provazování úkolů, sledování výroby, vyplatí se si připlatit. Pokud se budete při výběru řídit hlavně cenou, můžete v tuto chvíli sice ušetřit, ale postupem času zjistíte, že nesplnil Vaše očekávání, nebo narazíte na problém, kdy jej budete potřebovat rozšířit a nebude to možné.

6) Pokud se již rozhodujete mezi konkrétními dodavateli – zjistěte si jejich reference. Firma, která nemá co skrývat, nebude mít problém Vám sjednat návštěvu u některého ze svých zákazníků, který Vám bude typově podobný tak, abyste si mohli sami ověřit, jak informační systém funguje v praxi. Na reference firmy Datamix se můžete podívat zde.

7) Žijeme v době, kdy se informační technologie stále zdokonalují a vyvíjejí. Pokud si tedy začnete vybírat nový systém např. pro segment středních firem, budou si všechny softwary více méně podobné a je jedno, který zvolíte. Klíčové je vybrat si pro spolupráci správného „parťáka“, který Vám systém nejen naimplementuje, ale i poskytne kvalitní servis.

Firma DATAMIX je nejen autorizovaným partnerem a implementátorem informačního systému Helios Orange, ale je schopna Vám zajistit i následný kompletní servis kolem celého IT, poradit Vám a celkově Vám zhodnotit možnosti digitalizace firmy na základě dlouholetých zkušeností. Firma staví na dlouhodobých a oboustranně spokojených obchodních vztazích a zákazníky má vždy na prvním místě.

Výběrem a následnou implementací nového ERP systému spolupráce teprve začíná, nikoli končí.